Cosa fa un event planner
Un event planner è un professionista che si occupa dell’organizzazione di eventi. Si tratta quindi di un lavoro che richiede un serio impegno e disponibilità a frequenti spostamenti; non devono poi mancare molte qualità come una buona dose di creatività, uno spiccato senso estetico e, aspetto ancora più importante, un’ottima capacità di gestione. Andiamo allora a vedere nel dettaglio cosa fa un event planner.
Come organizzare un evento
L’event planner, o organizzatore di eventi, è colui che ha il compito di ideare, progettare e organizzare eventi quali spettacoli, concerti, fiere, festival, matrimoni, meeting, party, inaugurazioni e così via. Inoltre l’event planner deve provvedere alla gestione di tutti gli altri aspetti che denotano un evento compreso il personale che verrà impiegato per preparare e dare vita alla manifestazione.
Ad esempio, nella fase di programmazione del concept dell’evento, occorre considerare il numero di hostess/steward, designer, copywriter, scenografi ed eventualmente coreografi, che potrebbero servire e non potranno mancare altre figure come i tecnici di luci, audio e video, decoratori, interior designer, addetti agli addobbi floreali e addetti al servizio di catering.
Cosa fa un event planner
Come prima cosa, un event planner studia con attenzione la richiesta del suo committente che può essere un semplice privato oppure un’impresa, un locale, un albergo, un esercizio commerciale o anche un ente pubblico. Il passaggio successivo è tenere bene presente gli obiettivi dell’evento e il target di pubblico a cui si rivolge. Fatto questo, l’event planner ed il suo staff procedono all’elaborazione del concept dell’evento e alla scelta della location più adatta: il tutto considerando il budget che si ha a disposizione.
Non dimentichiamo inoltre che l’organizzazione di un evento spesso fa parte di una specifica strategia di comunicazione e marketing intrapresa da un’azienda, e per farlo diventare un’occasione concreta per dare visibilità all’impresa e conquistare potenziali nuovi clienti, occorre saper coordinare diversi professionisti. Per un’azienda gli eventi sono quindi l’occasione regina per entrare in contatto diretto col pubblico perché non esiste metodo più efficace per far conoscere l’attività di un’impresa, piccola o grande che sia, o di un qualsiasi soggetto promotore. Ma per fare questo occorre adoperare determinate tattiche a seconda che si vogliano produrre eventi commerciali, relazionali, celebrativi o culturali.
Tra le attività di un event planner figurano quindi: studiare le caratteristiche dell’evento in modo da adottare dei contenuti adatti al tipo di manifestazione; predisporre una scheda in cui suddividere le varie fasi della kermesse; contattare i fornitori e pianificare con loro la consegna dei prodotti e servizi necessari all’evento; provvedere alla gestione dell’allestimento; ideare e attuare la campagna di promozione dell’evento mediante pubblicità, locandine, ecc., suddividere le varie mansioni tra lo staff adibito alla realizzazione della manifestazione; analizzare il successo e il livello di apprezzamento dell’evento.
Una fonte d’ispirazione per quanti volessero intraprendere questa emozionante carriera può essere nosilence.it che da più di 20 anni organizza eventi e fiere, ma si occupa anche di noleggio arredi nonché di progettazioni multimediali.
Come diventare event planner
Per diventare un perfetto event planner la strada più giusta da percorrere è quella della formazione: gli studi ideali sono scienze della comunicazione, pubbliche relazioni o marketing, da completare con dei corsi specifici in event management o event planning. Molto importante è poi l’esperienza diretta sul campo e tenersi costantemente aggiornati su tutte le ultime tendenze del momento.